附件

         2024四川—南亚东南亚国家工商发展合作大会广元行活动

                        会务综合服务承办单位比选文件

一、项目名称

2024四川—南亚东南亚国家工商发展合作大会广元行活动会务综合服务承办单位比选。

二、参加比选资格条件

（一）具有独立承担民事责任的能力；

（二）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

（三）具有承办活动所必须的设备和专业能力；

（四）具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

（五）参加本次比选活动前三年内，在经营活动中无违法记录；

（六）符合《政府采购法》及有关规定法律、行政法规规定条件和本次比选的要求;

（七）参加本次比选活动前，供应商及其现任法定代表人、主要负责人不得具有行贿犯罪记录；

（八）本项目专门面向中小企业。

三、响应文件应提交的材料

（一）资格证明材料。包括企业统一社会信用代码营业执照、法定代表人身份证明或授权书（需附授权人和被授权人身份证复印件）、中小企业承诺函等（具体参照第二条要求，第（二）至（八）项可提供承诺函，格式自拟）。

（二）承办方案。至少包含：1.承办总体策划方案；2.会场内外氛围营造及会场布置搭建、展区内部布置方案(提供效果图）；3.工作时间计划和进度计划安排。

（三）物料准备方案。至少包含：1.参展指南及各类参展证件、标志标牌；2.配套设施（含各区域配套如沙发、展柜展台等）；3.现场所需设备的准备方案（含安全门等，列出明细）。

（四）现场管理服务及安全方案。管理服务方案至少包含：1.为本项目配备的人员数量；2.人员及设施配置情况；3.现场服务管理方案；安全方案至少包含：1.消防安全方案及措施；2.应对极端天气（含配备物资）措施；3.安全应急预案。

（五）承办类似活动的相关业绩证明材料。供应商自2022年1月1日至今承接过的类似项目，需提供中选（成交）通知书或合同复印件、现场照片等。

（六）报价函。格式自拟，报价为完成本项目全部工作内容的价格，报价超过最高限价其响应文件按无效处理。

    （七）承诺函。对技术服务和商务要求完全响应的承诺函（格式自拟）。

响应文件提交正本壹份，采用A4幅面纸印制、采用胶装方式装订；效果图提交壹份，采用A3彩色铜版纸打印；电子文档壹份，内容包含响应文件和效果图，效果图以演示文档（PPT，图片格式）形式提交，文档大小原则控制在50M以下。响应文件、效果图和电子文档密封后提交，复印件需盖鲜章。

四、技术服务要求

会场内外氛围营造及会场布置搭建等线下综合服务具体参数及相关要求

（一）会场内外氛围营造及签到区：

广元行活动主背景形象展示：约50平方米左右，木制作特装（含桁架喷绘和灯组，尺寸最终以现场测评为准），共1个；活动报到背景板：约10平方米左右，桁架背景喷绘+打灯，尺寸最终以现场测评为准，共1套；签到桌椅2套。指示牌10个(根据实际情况设置)；

（二）12 日2个会议室指引牌各一个（会见室二楼相语堂、主会议室三楼广元厅）。

（三）主会场（广元厅布置），会议室台口背景1个：尺寸最终以现场测评为准，共1套

嘉宾区沙发租赁（不少于20套，含茶几。长88CM*宽 85*高65CM）

发言席:发言席和花艺装饰，共2套；专业翻页器：1次1套，讲台贴:2个;讲台花:2个；会见室桌花：1个

展示区：

广元总体成就展示区及重点产业展示区：展板展架。

企业展示区：展位展示牌：展架（含企业画面），尺寸以最终会议现场测评为准,20 个展台：尺寸以最终会议现场测评为准

产品品鉴区（包括产品现场品鉴、茶艺、剪纸表演等），尺寸以最终会议现场测评为准。

（四）有关物料：

1.会议指南：120份

2.参会证：包含胸卡套、卡带、胸卡纸三种颜色；磨砂软壳+内页打印+2cm 宽双勾尼龙挂绳（分媒体证、嘉宾证、参会代表证、工作证等），共 200个，最终数量以实际印刷为准。

3.桌牌：亚克力桌牌（50个PVC卡壳+250张桌卡打印），最终数量以实际印刷为准。

4.椅背贴：100张，最终数量以实际印刷为准。

5.领导定位贴:10张，最终数量以实际印刷为准。

6.接站牌：2个，最终数量以实际印刷为准。

（五）会议流程及执行人员：

会议正式开始前进行会议流程排练，设备调试。会议期间安排人员参与流程把控。施工搭建施工人员应具有相关作业证书。
   会议筹备及举办期间，每个区域有至少1名工作人员现场维护。摄影师：专业摄影师1人，照相师1人，礼仪6人（含服装，9 月 12日半天。11日晚彩排）。会议全程摄像录音,视频和图像、录音留存 CD 或U盘一份。
    安保人员（9月12日）普保：4人/天，安检员4人/天

备注：会场于 2024 年9月11日下午18：00 交付使用（具体待定）。所有搭建项目以实际会场实际尺寸为准，并符合消防安全要求。设计要求造型新颖、大气，具有国际感。以上内容在保证会议效果的前提下，可与酒店、主办方协商调配。

五、商务要求

（一）质保服务要求。承办单位应按照国家及行业规定实施，并遵循相应规定，在活动期间为本项目提供相应的管理、保障等服务。

（二）价格及款项支付。项目款项由广元市贸促会按照合同约定和相关程序支付。价格为完成本项目全部工作的总体价格，比选人不再支付除报价外的其他费用。

（三）履约保证及时间要求

按合同约定执行。本次活动筹备时间短，成交供应商要按比选方任务、时间要求完成本项目前期完善工作和准备工作，如期做好本项目各项承办工作。成交供应商要具备短时间完成氛围营造、现场布展布置等能力并有短时间完成任务的应对措施。

（四）质量、版权等要求

供应商须遵守各项采购要求，符合国家、行业规定；设计、施工、服务要求须符合国家及行业规定。

提交的承办方案必须保证拥有充分、完全、排他的著作权，应征方案一经采用，其版权归广元市贸促会所有，后者有权对承办方案进行修改。

（五）承诺书

对本项目的各项风险承担、服务承诺以及版权所有须出具书面承诺（格式自拟，风险主要包括安全、进度、质量、服务、版权等）。在递交方案前，请书面承诺（需法人或授权委托人签字并盖章）自愿参加本次比选，如未中选不收取任何费用。

（六）履约保证

按照规定，免收供应商履约保证金。

（七）工期要求 

成交承办单位按照比选方要求完成本项目前期设计和完善工作，2024年9月11日前完成施工搭建准备工作，9月11日20:00前完成搭建施工及布展工作，9月11日22:00前完成优化完善工作，做好各项准备工作并接受比选初步验收。2024年9月12日上午做好活动各项工作，9月12日上午后按照要求及时撤除（具体时间另定）。
    （八）验收要求
    本项目全面结束后，比选方组织全面验收（依据为确认的效果图和比选有关文件，比选方可根据项目实际需要，邀请有关部门、服务对象参与验收）。

（九）安全要求

成交供应商应承担承办主体责任，在实施过程中发生的一切安全事件均由供应商承担全部责任。

（十）其它事项

1.    1.比选发布方有权在本次活动期间对成交供应商文件中的一切元素无偿使用，比选发布方不提供任何经济补偿。

 2.如客观原因举办方式、规模有变化，比选发布方可协调中选供应商做出相应调整，成交供应商应予以配合。

（十一）解释权归广元市贸促会。

六、评审办法

（一）由熟悉业务的有关人员成立比选小组，不少于3人；

（二）按照资格性审查、符合性审查、综合评分、推荐成交候选人的程序进行；参加比选的供应商不低于3家；

（三）综合评分：按照以下综合评分明细表进行；

（四）推荐候选成交供应商原则：按照综合评分得分由高到低推荐三名候选成交供应商；

    （五）确定成交供应商原则：由广元市贸促会通过综合比选确定成交供应商。

综合比选评分明细表

注：评分标准中要求提供证明材料的，均需加盖供应商鲜章；评分四舍五入精确到小数点             

附件：1.参加2024四川—南亚东南亚国家工商发展合作大会广元行活动会务综合服务承办单位比选报名回执表

      2.20       2.2024四川-南亚东南亚发展合作大会广元行活动参展企业初步名单

     3.凤台酒店平面图及会场平面图

附件1

     2024四川—南亚东南亚国家工商发展合作大会广元行活动

                       会务综合服务承办单位比选报名回执表

                                                                                                                                            年   月   日

   附件2

         2024四川-南亚东南亚发展合作大会广元行活动

                              参展企业初步名单

                附件3      

凤台酒店平面图及会场平面图